Biuletyn Informacji Publicznej Biuletyn Informacji Publicznej
Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej
Elektroniczne biuro obsługi mieszkańca

Władze

Drukuj
Grupa: Władze
Nazwa pozycji: Referat Organizacyjny i Oświaty - zadania
Data publikacji: 2004-03-15
Osoba, która stworzyła pozycję:  Tomasz Mach

Do zadań Referatu Organizacyjnego i Oświaty należą:

1. sprawy w zakresie organizacyjnym, kadr i oświaty;
1)    koordynowanie prac związanych z opracowaniem projektu budżetu gminy w zakresie działania referatu,
2)    opracowywanie propozycji do wieloletnich programów gospodarczych gminy w zakresie działania referatu oraz sporządzanie informacji z jego realizacji,
3)    W zakresie ochrony danych osobowych:
a)    wnioskowanie o nadanie bądź odebranie wskazanej osobie dostępu do przetwarzania danych osobowych;
b)    określanie propozycji zakresu odpowiedzialności pracownika zatrudnionego przy przetwarzaniu danych osobowych za ochronę tych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem ? w stopniu odpowiednim do zadań tego pracownika przy przetwarzaniu danych osobowych;
c)    kontrolowanie (na poszczególnych stanowiskach pracy, gdzie występują zbiory danych osobowych) jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane, zwłaszcza gdy przekazuje się je za pomocą urządzeń teletransmisji danych;
d)    zaznajamianie pracowników z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych;
e)   dbanie o przestrzeganie wymogu uzyskiwania zgody administratora danych osobowych na przebywanie osób nieuprawnionych do dostępu do danych osobowych wewnątrz obszaru, w którym przetwarzane są dane osobowe;
4)    programowania i planowania realizacji inwestycji oraz remontów z zakresu działania Referatu,
5)    zapewnienia obsługi kancelaryjnej przez pracowników Referatu merytorycznych narad z zakresu realizowanych zadań,
6)    opracowywanie propozycji do wieloletnich programów gospodarczych gminy w zakresie działania referatu oraz sporządzanie informacji z jego realizacji,
7)    współpraca w zakresie w opracowywania Regulaminów Organizacyjnych nadzorowanych jednostek organizacyjnych Gminy,
8)    wnioskowanie do Sekretarza Gminy zmian w Regulaminie Organizacyjnym oraz Regulaminie Pracy Urzędu Gminy,
9)    podpisywania pod względem merytorycznym dokumentów księgowych z zakresu działania Referatu,
10)    przestrzegania postanowień Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy, Instrukcji Obiegu Dokumentów, procedur ISO oraz innych przepisów i aktów wewnętrznych,
11)    przygotowywanie projektów uchwał, analiz i sprawozdań na Sesje Rady Gminy oraz dla potrzeb Wójta Gminy,
12)    wdrażanie do realizacji uchwał Rady i Zarządzeń Wójta Gminy,
13)    terminowego i właściwego załatwiania interpelacji, zapytań, wniosków i skarg oraz innych spraw zgłaszanych przez Radę, Komisje Rady, Radnych i mieszkańców Gminy oraz udzielanie wyczerpujących informacji o sposobie ich załatwienia,
14)    prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywania decyzji w sprawach indywidualnych w zakresie posiadanych upoważnień, zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego oraz wykonywania zadań wynikających z przepisów o opłatach skarbowych i o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
15)    prowadzenie teczek spraw, przekazywania do archiwum zakładowego po upływie roku, od zakończenia roku, w którym teczka była prowadzona,
16)    współpracowania z Referatami Urzędu Gminy oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi szczególnie przy opracowywaniu materiałów do promocji Gminy, opracowywaniu planów obronnych, przy likwidacji klęsk żywiołowych i organizacji wyborów,
17)    przygotowywania części projektu budżetu, jego realizacja w stopniu zgodnym z upływem czasu oraz przygotowywanie informacji z jego realizacji w ramach zakresu działania Referatu,
18)    przestrzeganie zasad oszczędności i gospodarności na swoim stanowisku pracy oraz przepisów ustawy o zamówieniach publicznych,
19)    zgłaszanie Komisji Likwidacyjnej potrzeby likwidacji składników majątkowych będących w użyciu przez pracowników Referatu, w tym sprzętu komputerowego (w przypadku sprzętu komputerowego potrzebę jego likwidacji należy zgłosić również Informatykowi),
20)    wnioskowanie o przyznawanie nagród (premii) oraz dodatków dla pracowników Referatu,
21)    prowadzenie w zakresie ustalonym przez Wójta Gminy instruktażu i kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych,
22)    prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
23)    prowadzenie spraw związanych z naborem kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i stanowiska kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
24)    wysyłanie zapytań o karalność do Krajowego Rejestru Karnego osób zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych,
25)    zasięganie informacji, na podstawie ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z późn.zm.), czy w rejestrze prowadzonym przez Główną Komisję Orzekającą figuruje osoba zatrudniona na kierowniczym stanowisku w Urzędzie,
26)    przygotowywanie wniosków emerytalnych i rentowych pracowników,
27)    przygotowywanie opinii i świadectw pracy oraz wydawanie zaświadczeń wynikających z zatrudnienia (nie dotyczy wysokości wynagrodzenia),
28)    prowadzenie spraw dotyczących sporów o roszczenia pracowników ze stosunku pracy (umowy o pracę),
29)    prowadzenie ewidencji pracowników Urzędu zatrudnionych oraz zwolnionych z pracy,
30)    przygotowywanie propozycji do projektu budżetu Gminy w zakresie płac i szkoleń pracowników Urzędu,
31)    prowadzenie spraw pracowników dotyczących wynagradzania, wyróżniania, nagród oraz odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej,
32)    udział w przeprowadzanych kontrolach prowadzenia spraw kadrowych w gminnych jednostkach organizacyjnych,
33)    przygotowywanie projektu aktu założycielskiego szkoły lub przedszkola, pierwszego statutu oraz projektów zmian aktu założycielskiego - przesyłanie ich Kuratorowi Oświaty,
34)    przygotowywanie projektów aktów prawnych organów gminy w sprawach:
a)    połączenia szkół różnych typów, przedszkoli lub placówek w zespół oraz nadania mu statutu;
b)    likwidacji lub przekształcenia szkoły, przedszkola z końcem roku szkolnego po zapewnieniu uczniom kontynuacji nauki;
c)    opinii o powierzeniu lub odwołaniu ze stanowiska wicedyrektora i innych stanowisk kierowniczych w szkole lub przedszkolu;
d)    prowadzenia spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli;
e)    konkursu na stanowiska dyrektorów szkół i przedszkoli;
f)    powierzenia stanowiska dyrektora szkoły, przedszkola przy braku zastrzeżeń ze strony Kuratora Oświaty;
g)    odwołanie dyrektora szkoły lub przedszkola ze stanowiska;
h)    ustalenia dodatków do wynagrodzenia dla dyrektorów szkół i przedszkoli;
i)    ustalenia planu sieci szkół podstawowych i przedszkoli w uzgodnieniu z Kuratorem Oświaty,
j)    dotowania niepublicznych szkół, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego,
k)    współpracy z innymi gminami w zakresie oświaty i wychowania,
35)    analiza arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia,
36)    przygotowywanie dla organu prowadzącego szkołę wniosków do dyrektora szkoły, przedszkola lub Kuratora Oświaty w sprawach dydaktyczno - wychowawczych i opiekuńczych, przesyłanie wniosków i przyjmowanie informacji w sprawie ich realizacji,
37)    przyjmowanie od Kuratora Oświaty doraźnych zaleceń, uwag i wniosków wynikających z czynności nadzoru nad szkołami i przedszkolami oraz przesyłanie Kuratorowi zastrzeżeń organu prowadzącego,
38)    współpraca z Kuratorem Oświaty i MEN w zakresie przekazywania informacji,
39)    wprowadzanie i aktualizacja danych w Systemie Informacji Oświatowej w zakresie odpowiedzialności organu prowadzącego,
40)    opiniowanie programu poprawy efektywności kształcenia lub wychowania w szkole lub przedszkolu,
41)    prowadzenie spraw dotyczących przygotowywania oceny pracy dyrektora szkoły lub przedszkola,
42)    obsługa prowadzonego przez organ prowadzący szkołę, przedszkole postępowania wyjaśniającego w sprawie wniosku rady pedagogicznej o odwołanie nauczyciela ze stanowiska dyrektora szkoły ? powiadamianie o wynikach postępowania rady pedagogicznej,
43)    występowanie do dyrektora szkoły/przedszkola o zorganizowanie rady pedagogicznej na wniosek organu prowadzącego,
44)    współpraca z Kuratorem Oświaty w sprawie uchylenia uchwały rady pedagogicznej szkoły/przedszkola podjętej niezgodnie z prawem,
45)    wnioskowanie do organu prowadzącego szkołę/przedszkole o czasowe zawieszenie zajęć z powodu bardzo silnych mrozów, klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń zagrażających zdrowiu dzieci,
46)    prowadzenie postępowania egzekucyjnego spełnienia obowiązku szkolnego,
47)    realizacja prawa nauczycieli do podwyższonego dodatku za pracę na terenie wiejskim, w którym występuje deficyt kadr,
48)  z zakresu ochrony danych osobowych:
a) przygotowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla pracowników Urzędu wg. wniosków kierowników komórek organizacyjnych oraz ich aktualizacji w ścisłej współpracy z pracownikiem właściwym ds. kadrowych
b) przedkładanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla pracowników Urzędu do akceptacji ADO,
c) opracowywanie, aktualizacja i prowadzenie w uzgodnieniu z IOD dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, rozporządzeń wykonawczych i innych przepisów w zakresie bezpieczeństwa informatycznego a w szczególności polityki bezpieczeństwa informacji, szacowania ryzyka, rejestrów udostępniania danych, umów powierzenia przetwarzania, rejestru kategori przetwarzania danych,
d) ścisła współpraca z IOD w zakresie ochrony danych osobowych w tym rozliczanie kosztów obsługi tego zadania z IOD oraz jednostkami organizacyjnymi gminy.
49). z zakresu kultury:
a) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
b) współudział w opracowywaniu planów rozwoju kultury,
c) współudział w propagowaniu działalności kulturalnej, cennych inicjatyw kulturalnych i wybitnych ludzi kultury,
d) współpraca z innymi jednostkami samorządowymi oraz administracją rządową w sprawach dotyczących działalności instytucji kultury i amatorskiego ruchu artystycznego oraz miejsc pamięci narodowej,
e) aktualizacja danych dotyczących instytucji kultury, amatorskich zespołów artystycznych, kół i sekcji zainteresowań działających na terenie gminy i stowarzyszeń działających na rzecz kultury,
f) współpraca ze szkołami w zakresie realizacji zadań w zakresie kultury,
g) współpraca z organizacjami kombatanckimi w zakresie miejsc pamięci narodowej, organizacji rocznic ważnych wydarzeń historycznych,
h) współpraca z instytucjami kultury, stowarzyszeniami i środowiskami artystycznymi w realizacji zadań gminy w zakresie kultury;
2. z zakresu ochrony przeciwpożarowej i kadr
1) koordynowanie działań w zakresie ochrony przeciwpożarowej na terenie gminy, a w szczególności:
a)    opracowywanie informacji, planów i programów w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
b)    prowadzenie działań w zakresie zapobiegania pożarom, informowanie ludności o istniejących zagrożeniach pożarowych - współdziałanie w tym zakresie z Powiatową Komendą Państwowej Straży Pożarnej, Policją i innymi instytucjami;
c)    zawieranie umów na utrzymanie samochodów i sprzętu pożarniczego w gotowości bojowej;
d)    prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem jednostek OSP w sprzęt i urządzenia pożarnicze oraz zabezpieczenie łączności i skutecznego alarmowania;
e)    prowadzenie spraw związanych z remontem samochodów będących w posiadaniu jednostek OSP, sprzętu pożarniczego oraz nadzorowanie jego przechowywania;
f)    prowadzenie teczek pojazdów samochodów i sprzętu pożarniczego;
g)    organizowanie zespołów kontrolnych i przeprowadzanie inspekcji gotowości bojowej jednostek OSP;
h)    rejestrowanie, wydawanie i rozliczanie kart drogowych i kart pracy sprzętu pożarniczego;
i)    prowadzenie kartotek zakupionego paliwa i olejów (ilościowo i wartościowo);
j)    sporządzanie kwartalnych zestawień zużycia paliwa i olejów przez samochody pożarnicze i sprzętu pożarniczego (ilościowo i wartościowo);
k)    ubezpieczanie samochodów pożarniczych, członków OSP i drużyn młodzieżowych;
l)    kompletowanie i sprawdzanie dokumentów dotyczących udziału członków OSP w akcjach gaśniczych, ratowniczych i szkoleniach pożarniczych;
m)    naliczanie ekwiwalentu pieniężnego dla członków OSP za udział w akcjach gaśniczych, ratowniczych i szkoleniach pożarniczych;
n)    prowadzenie i aktualizacja rejestru członków OSP i młodzieżowych drużyn pożarniczych;
o)    kierowanie członków OSP na wymagane przepisami badania lekarskie oraz prowadzenie rejestru badań;
p)    realizacja harmonogramu szkoleń członków OSP;
q)    kompletowanie wniosków o nadanie odznaczeń pożarniczych członkom OSP;
r)    wyposażanie remiz OSP w sprzęt i materiały;
s)    współdziałanie z Referatem Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa w zakresie budowy i remontów budynków OSP,
t)    organizowanie zawodów sportowo - pożarniczych dla jednostek OSP oraz drużyn młodzieżowych, obchodów Dnia Strażaka i Turnieju Wiedzy Pożarniczej;
u)    stałe monitorowanie aktualności dokumentacji organizacyjnej stowarzyszeń ochotniczych straży pożarnych z terenu gminy Lubaczów,
    w)    w razie stwierdzenia braku aktualności dokumentów lub danych, a w szczególności zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym, informowanie odpowiednich władz statutowych stowarzyszenia o ciążących na nich obowiązkach, instruowanie i pomoc w aktualizacji danych rejestrowych.
2) prowadzenie wg obowiązujących wzorów ewidencji kadrowych, a w szczególności: ewidencji pracowników przyjętych i zwolnionych, czasu pracy, urlopów, emerytów i rencistów,
3) sporządzanie wniosków o emerytury i renty, współpraca z ZUS w tym zakresie,
4)prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk szkoleniowych przez studentów oraz uczniów szkół średnich,
5) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ustawowym terminie pracowników Urzędu oraz członków ich rodzin będących na ich wyłącznym utrzymaniu oraz zgłaszanie do wyrejestrowania, poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS,
6) dokonywanie zawiadomień do ZUS o każdej zmianie danych zawartych w zgłoszeniu w terminie ustawowym poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,
7) sporządzanie deklaracji oraz informacji dla potrzeb Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
8) w przypadku błędnego zgłoszenia do ZUS dokonywanie korekty danych zawartych w zgłoszeniu w terminie ustawowym poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,
9) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zleceniobiorcy (umowa zlecenie) lub wykonawcy (umowa o dzieło), zawiadamianie ZUS o każdej zmianie danych zawartych w zgłoszeniu, w przypadku błędnego zgłoszenia dokonywanie korekty danych, przekazywanie dokumentów do ZUS poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,
10) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudnienia wspieranego, prac społecznie użytecznych, interwencyjnych, robót publicznych oraz innych form wsparcia,
11) zawiadamianie organu rentowego o zatrudnieniu emeryta lub rencisty oraz wysokości osiąganych przez nich z tego tytułu przychodów,
12) kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników,
13) załatwianie spraw związanych z rozliczaniem się z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy (tzw. kartą obiegową),
14) zapewnianie pracownikom dostępu do tekstu przepisów regulaminu pracy, regulaminu organizacyjnego oraz dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu,
15) udział w przeprowadzanych kontrolach prowadzenia spraw kadrowych w gminnych jednostkach organizacyjnych,
16) przekazywanie dotacji do Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej,
    17) prowadzenie obsługi urzędu w zakresie:
a)    zaopatrywania Urzędu Gminy w sprzęt, meble i materiały biurowe oraz materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych i środki czystości - rozliczanie kosztów z tym związanych,
b)    sporządzanie zamówień na druki potrzebne dla Urzędu według zgłoszeń z poszczególnych referatów oraz ich rozliczanie i wydawanie,
c)    prowadzenie spraw związanych z kasacją i upłynnianiem środków trwałych i obrotowych w Urzędzie, w tym wnioskowanie do komisji likwidacyjnej o zlikwidowanie sprzętu, sporządzanie protokołów, przekazywanie sprzętu z Urzędu dla innych jednostek z obowiązkiem przekazania 1 egz. do księgowości,
d)    nanoszenie aktualnych numerów inwentarzowych na sprzęt i urządzenia w Urzędzie,
e)    sporządzanie spisów inwentarza dla poszczególnych pomieszczeń biurowych,
f)    prowadzenie ewidencji i uiszczanie opłat za radioodbiorniki w Urzędzie,
g)    aktualizacji tablic informacyjnych poszczególnych pomieszczeń Urzędu zgodnie z procedurą ISO P/7/5 Komunikacja z klientem.
18) prowadzenie spraw związanych z ewidencją czasu pracy pracowników, a w szczególności:
a)    list obecności;
b)    książek wyjść pracowników poza urząd;
c)    indywidualnej ewidencji czasu pracy pracowników;
d)    kart urlopowych;
e)    sporządzanie rozliczeń czasu pracy;
f)    informowanie pracownika na stanowisku ds. ochrony przeciwpożarowej i BHP o przypadkach zwolnienia chorobowego pracownika o łącznym wymiarze przekraczającym 30 dni kalendarzowych;
g)    przekazywanie bieżącej informacji dotyczącej czasu pracy Sekretarzowi,
3. sprawy z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych:
1) przyjmowanie wniosków o wydawanie dokumentów tożsamości,
2) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
3) przyjmowanie zgłoszeń o utracie, kradzieży, zniszczeniu dokumentów tożsamości,
4) sprawowanie nadzoru nad drukami ścisłego zarachowania z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych,
5) prowadzenie archiwum kopert osobowych,
6) prowadzenie korespondencji związanej z wydawaniem dokumentów tożsamości osobom przebywającym w Zakładach Karnych i zameldowanych czasowo poza terenem Gminy,
7) współpraca z innymi urzędami w sprawie wydawania dowodów osobistych,
8) przekazywanie do urzędu skarbowego zgłoszeń aktualizacyjnych NIP - 3 osób fizycznych, którym wydano nowy dowód osobisty,
9) dokonywanie zameldowań i wymeldowań obywateli polskich na pobyt stały i na pobyt czasowy,
10) dokonywanie zameldowań i wymeldowań cudzoziemców,
11) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie meldunkowym,
12) bieżące przekazywanie danych o urodzeniach - wniosków o nadanie PESEL (eksport urodzeń),
13) aktualizacja rejestru stałych mieszkańców,
14) realizacja zadań wynikających z wojskowego obowiązku meldunkowego,
15) przekazywanie informacji do CBD, TBD i WKU o zmianach danych,
16) wydawanie zaświadczeń, poświadczeń zameldowań i wymeldowań,
17) udzielanie informacji adresowych,
18) aktualizacja kartoteki przejściowej,
19) sporządzanie sprawozdawczości w zakresie ewidencji ludności,
20) przesyłanie właściwym dyrektorom szkół informacji o aktualnym stanie zameldowania dzieci i młodzieży,
21) przekazywanie informacji o zgonach do Urzędu Skarbowego.
4. z zakresu funduszu sołeckiego i archiwum;
1)    prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2)    prowadzenie szkoleń i instruktarzy w zakresie instrukcji kancelaryjnej i funkcjonowania archiwum zakładowego dla pracowników Urzędu,
3)    prowadzenie zgodnie z udzielonymi upoważnieniami kontroli w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy,
4)    obsługa programów socjalnych skierowanych do dzieci, młodzieży, osób starszych oraz defaworyzowanych realizowanych przez Urząd,
5)    obsługa funduszu sołeckiego w zakresie współpracy z samorządami wiejskimi oraz kontroli terminowości i prawidłowości rozliczeń,
6)    udzielanie informacji interesantom o zasadach i trybie działania urzędu,
5. z zakresu ochrony zdrowia, sportu i współpracy z organizacjami pozarządowymi:
1) współpraca z instytucjami kultury w zakresie organizowania gminnych imprez kulturalnych, np. Festynów,
2) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na przeprowadzanie imprez masowych oraz decyzji zakazujących przeprowadzania takich imprez,
3) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na organizowanie i przeprowadzanie zbiórek publicznych oraz prowadzenie postępowania w sprawach zgromadzeń publicznych,
4) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań własnych gminy wynikających z ustawy o sporcie,
5) współpraca z placówkami oświatowymi, instytucjami kultury oraz stowarzyszeniami i organizacjami w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu na terenie gminy,
6) współorganizowanie gminnych lub szkolnych imprez sportowych zgodnie z kalendarzem imprez,
7) nadzorowanie i kontrolowanie wykorzystania dotacji udzielonej podmiotom z budżetu gminy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, ustawy o sporcie oraz uchwał Rady Gminy w tym temacie,
8) przygotowywanie dokumentacji w zakresie podmiotów działających na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, ustawy o sporcie oraz uchwał Rady Gminy w tym zakresie,
9) przekazywanie informacji o imprezach sportowych (organizacja, wyniki) do mediów oraz na strony informacyjne Gminy Lubaczów.
10) zgłaszanie organom Inspekcji Sanitarnej, a także zakładom społecznej służby zdrowia, przypadków zachorowania, podejrzenia o zachorowanie i zgonów na choroby zakaźne, natychmiast po otrzymaniu o nich wiadomości,
11) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie zapewnienia właściwych form opieki nad osobami potrzebującymi pomocy,
12) realizacja zadań określonych w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych obowiązujących w danym roku kalendarzowym oraz w Gminnym Programie Przeciwdziałania Narkomanii w zakresie merytorycznej właściwości Referatu i współdziałanie w tym zakresie z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Lubaczowie oraz składanie sprawozdań z realizacji tych programów,
13) współdziałanie z zakładami opieki zdrowotnej i Narodowym Funduszem Zdrowia w zakresie prawidłowego funkcjonowania ochrony zdrowia na terenie Gminy,
14) współpraca z instytucjami, organizacjami oraz jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie promocji i ochrony zdrowia.
15) udzielanie informacji nt. możliwości uzyskania zezwoleń na sprzedaż alkoholu,
16) wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu,
17) wydawanie decyzji o wygaszeniu zezwoleń,
18) kontrola terminowości dokonywania opłat,
19) informowanie przedsiębiorców o konieczności składania oświadczeń oraz upływającym terminie ważności zezwoleń,
20) obliczanie wysokości opłat na podstawie składanych oświadczeń,
21) przygotowywanie przedsiębiorcom informacji o terminach oraz wysokościach rat,
22) wydawanie zaświadczeń potwierdzających dokonanie opłaty,
23) opracowywanie i aktualizacja programu współpracy Gminy Lubaczów z organizacjami pozarządowymi oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi na zasadach zawartych w planie współpracy.
6. sprawy z zakresu obsługi Rady Gminy:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji i komisji,
3) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
4) prowadzenie i przekazywanie korespondencji do i od Rady i jej komisji oraz poszczególnych radnych,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem i protokołowaniem sesji, zebrań, posiedzeń, spotkań Rady,
6) prowadzenie ewidencji w zakresie składanych oświadczeń majątkowych, innych wymaganych oświadczeń i informacji przez radnych,
7) prowadzenie ewidencji oświadczeń lustracyjnych i informacji o złożeniu przedmiotowych oświadczeń składanych Radzie Gminy,
8) współpraca w opracowywaniu projektów Statutu Gminy, Statutów Sołectw oraz innych wymaganych regulaminów rady i jednostek pomocniczych Gminy,
9) organizowanie szkoleń radnych,
10) sporządzanie sprawozdań i informacji z zakresu działalności Rady Gminy i jej organów,
11) prowadzenie dokumentacji Rady Gminy i jej komisji oraz wymaganych rejestrów, w tym rejestrów przepisów gminnych,
12) przekazywanie uchwał Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz przesyłanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,
13) współpraca z organami sołectwa oraz udzielanie im pomocy przy organizowaniu spotkań i zebrań wiejskich,
14) prowadzenie spraw związanych z organizacją przygotowań i przeprowadzeniem wyborów sołtysa i rad sołeckich,
15) prowadzenie rejestru i podstawowej dokumentacji w zakresie przynależności Gminy do związków międzygminnych, stowarzyszeń i fundacji.
7. sprawy z zakresu obsługi sekretariatu
2)    zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno ? technicznej, a w szczególności:
a)    organizowanie interesantom kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy;
b)    udzielanie informacji interesantom o zasadach i trybie działania urzędu;
c)    wywieszanie ogłoszeń i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń w urzędzie ? prowadzenie rejestru w tym zakresie;
d)    prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
e)    prowadzenie ewidencji szkoleń i kart ocen szkoleń pracowników;
f)    obsługa urządzeń teletechnicznych;
g)    obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcę lub Sekretarza,
3)    prowadzenie obsługi sekretariatu, a w szczególności:
a)    pobieranie i przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu;
b)    wpisywanie jej po dekretacji do książki podawczej oraz przekazywanie na poszczególne stanowiska pracy w Urzędzie i kierownikom jednostek organizacyjnych;
c)    pobieranie prasy i przekazywanie jej wraz z korespondencją Sekretarzowi Gminy;
d)    wpisywanie korespondencji wychodzącej z Urzędu do książek pocztowych oraz jej wysyłanie;
e)    uiszczanie opłat za skrytkę pocztową,
4)    prowadzenie spraw związanych z ewidencją czasu pracy pracowników, a w szczególności:
a)    list obecności;
b)    książek wyjść pracowników poza urząd;
c)    indywidualnej ewidencji czasu pracy pracowników;
d)    kart urlopowych;
e)    ewidencji delegacji służbowych oraz ich wydawania dla pracowników Urzędu i Kierowników Jednostek Organizacyjnych;
f)    sporządzanie rozliczeń czasu pracy;
g)    informowanie pracownika na stanowisku ds. ochrony przeciwpożarowej i BHP o przypadkach zwolnienia chorobowego pracownika o łącznym wymiarze przekraczającym 30 dni kalendarzowych;
h)    przekazywanie bieżącej informacji dotyczącej czasu pracy Sekretarzowi,
5)    prowadzenie spraw związanych z realizacją szkoleń, tj.:
a)    prowadzenie rejestru odbytych szkoleń przez pracowników;
b)    kontrola propozycji szkoleń pod kątem możliwości ich sfinansowania określonych w planie finansowym urzędu;
c)    wysyłanie zgłoszeń na szkolenia po ich zaakceptowaniu przez Sekretarza;
d)    opisywanie dokumentów finansowych dotyczących kosztów szkoleń;
e)    sporządzanie propozycji do plan szkoleń na podstawie informacji dostarczanych przez komórki organizacyjne;
f)    gromadzenie ocen ankietowych szkoleń oraz ich opracowywanie statystyczne,
6)    obsługa informacyjna Urzędu a w szczególności:
a)     publikowanie informacji za pośrednictwem tablic ogłoszeniowych Urzędu;
b)    prowadzenie książki ewidencyjnej publikowanych informacji;
c)     udzielanie informacji na temat okresów publikacji informacji;
d)    bieżąca kontrola i aktualizacja publikowanych informacji,
7)    prenumerata czasopism dla Urzędu oraz prowadzenie biblioteki zakładowej (w tym ewidencji księgozbioru),
8)    kompletowanie i zlecanie do /opisania/ oprawiania zbiorów Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich oraz kompletowanie Dzienników Urzędowych,
9)    udzielanie informacji zainteresowanym stronom o kompetencjach referatów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych,
10)    prowadzenie obsługi poligraficznej Urzędu,
8. sprawy z zakresu zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i spraw wojskowych , bezpieczeństwa i turystyki
1)    w zakresie zarządzania kryzysowego:
a)    opracowanie planu zarządzania kryzysowego i przedstawienie do zaopiniowania przez Gminny Zespół Zarządzania Kryzysowego;
b)    opracowanie procedur postępowania na wypadek zagrożeń;
c)    opracowanie załączników funkcjonalnych do planu reagowania, określone przepisami prawa;
d)    gromadzenie i przetwarzanie informacji o możliwych do użycia siłach i środkach w sytuacjach kryzysowych, w czasie stanów nadzwyczajnych i w czasie wojny;
e)    opracowanie systemu całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego;
f)    współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;
g)    współpracę z podmiotami realizującymi monitoring środowiska;
h)    współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne;
i)    prowadzenie dokumentacji Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego
j)    planowanie oraz opracowanie dokumentacji szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia;
k)    przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
2)    realizowanie zadań w zakresie uzupełniania sił zbrojnych RP, a w szczególności:
a)    przygotowanie dokumentacji i prowadzenie rejestracji osób na potrzeby kwalifikacji wojskowej;
b)    przygotowanie dokumentacji do kwalifikacji wojskowej;
c)    prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony RP;
d)    ustalanie przyczyn niezgłoszenia się osób podlegających obowiązkowi stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej,
e)    przygotowanie opinii w sprawach o odroczenie zasadniczej służby wojskowej w zakresie ustalonym przez przepisy prawa;
f)    przygotowanie decyzji o uznanie żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny;
3)    w zakresie zadań obronnych:
a)    opracowywanie, uzgadnianie oraz aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
b)    opracowanie tabeli realizacji zadań obronnych związanej z osiągnięciem gotowości obronnej gminy;
c)    opracowanie i aktualizacja kart realizacji zadań operacyjnych;
d)    opracowanie planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych, oraz ich aktualizację;
e)    opracowanie, uzgodnienie oraz aktualizacja planu przygotowań niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa;
f)    współudział w opracowaniu regulaminu urzędu na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
g)    opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji w zakresie zabezpieczenia mobilizacyjnego rozwinięcia sił zbrojnych (akcja kurierska);
h)    opracowanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz sił zbrojnych;
i)    opracowanie i utrzymanie w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej organizacji i funkcjonowania stałego dyżuru urzędu gminy oraz stanowiska kierowania na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
j)    planowanie oraz opracowanie dokumentacji do przeprowadzenia ćwiczeń i treningów obronnych;
k)    utrzymanie w ciągłej aktualności dokumentacji planistycznej dotyczącej osiągania gotowości obronnej przez gminę.
4)    w zakresie organizacyjno - prawnym, kontroli i szkolenia:
a)    współudział w opracowaniu wytycznych szefa OC gminy w sprawie realizacji zadań obronnych i OC;
b)    opracowanie projektów zarządzeń, postanowień i decyzji szefa OC gminy;
c)    opracowanie rocznych planów zasadniczych przedsięwzięć obronnych i obrony cywilnej oraz ich realizacja;
d)    organizowanie odpraw i narad (dot. Spraw obronnych i OC) prowadzonych przez szefa OC gminy;
e)    utrzymywanie współpracy i wymiana poglądów z sąsiednimi gminami w zakresie swojej specjalności;
f)    dokonywanie oceny stanu wyszkolenia kadry kierowniczej, zespołów kierowania i formacji OC oraz podejmowanie skutecznych przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań szkoleniowych;
g)    organizowanie i współudział w realizacji szkolenia ludności z zakresu powszechnej samoobrony;
h)    prowadzenie działalności popularyzacyjnej i upowszechnianie idei OC na terenie gminy;
i)    przedstawienie propozycji wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na zadania celowe w zakresie spraw obronnych i OC;
j)    opracowywanie dokumentacji do ćwiczeń i treningów;
k)    opracowanie planów i programów szkolenia kadry kierowniczej i formacji OC oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją.
5)    w zakresie spraw operacyjnych:
a)    opracowanie i uaktualnienie części składowych planów działania w dziedzinie OC gminy oraz Urzędu Gminy, a także innych dokumentów wynikających z aktualnych przepisów prawnych;
b)    koordynowanie opracowania i uaktualniania dokumentacji planistycznej dotyczącej OC w Zakładach Pracy;
c)    posiadanie w stałej aktualności struktur organizacyjnych terenowych i zakładowych formacji OC, dokonywanie ich oceny oraz przedstawianie dla szefa OC propozycji zmian;
d)    przedstawianie szefowi OC propozycji nadania przydziałów organizacyjno - mobilizacyjnych do formacji OC;
e)    utrzymanie w stałej aktualności obsad etatowych formacji OC.
6)    w zakresie systemów OC:
a)    sprawowanie nadzoru nad aktualnością obsad etatowych, wyszkoleniem, wyposażeniem i gotowością do działania jednostek i elementów organizacyjnych systemów OC a zwłaszcza systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach;
b)    prowadzenie ewidencji zakładów pracy wykorzystujących w procesach produkcyjnych, bądź produkujących lub przewożących środki i materiały żrące, łatwopalne, wybuchowe, promieniotwórcze itp. zwane środkami przemysłowymi (TSP);
c)    prowadzenie szkoleń doskonalących oraz współudział w organizacji i prowadzeniu treningów systemów OC;
d)    znajomość zasad organizacji i funkcjonowania systemów OC;
7)    w zakresie budowli ochronnych:
a)    koordynowanie opracowywania planów ochrony ujęć wody, urządzeń wodnych oraz przygotowanie awaryjnych ujęć wody pitnej dla ludności;
b)    opracowanie bilansu ukryć dla ludności gminy,
8)    w zakresie materiałowo - technicznego zabezpieczenia oraz działalności warsztatowej i magazynowej:
a)    sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad gospodarowania sprzętem OC w gminie;
b)    sprawuje nadzór nad magazynowaniem, konserwacją, legalizacją i remontem sprzętu techniczno - wojskowego w gminie;
c)    prowadzenie ewidencji sprzętu OC i materiałów jednorazowego użytku;
d)    organizowanie okresowych inwentaryzacji, przeklasyfikowania i wybrakowania;
e)    dokonywanie analizy stanu zaopatrzenia formacji OC i ludności w sprzęt i materiały OC.
9)    przekazywanie właściwym organom wojskowym informacji o znalezionych niewypałach oraz organizowanie ich zabezpieczenia do czasu oczyszczeniu terenu przez służby wojskowe.
10)    W zakresie obsługi kancelarii tajnej
a) przyjmowanie, rejestracja, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne,
b) prowadzenie wymaganych rejestrów dokumentów,
c) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony,
d) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami niejawnymi,
11)  w zakresie bezpieczeństwa publicznego
 a) podejmowanie działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa,
b) prowadzenie spraw związanych z  zapobieganiem i przeciwdziałaniem patologiom i niedostosowaniu,
c) podejmowanie działań związanych z edukowaniem i informowaniem społeczności lokalnej w   zakresie  bezpieczeństwa i porządku publicznego,
d) prowadzenie spraw związanych z ograniczaniem zagrożeń i kształtowaniem poczucia bezpieczeństwa w miejscach publicznych i miejscu zamieszkania,
e) zapobieganie powstawaniu i eliminowanie miejsc niebezpiecznych w celu umożliwienia prawidłowego funkcjonowania działalności gospodarczej i życia społecznego,
12) w zakresie turystyki
            a) prowadzenie spraw związanych z promocją turystyczną gminy,
            b) współpraca ze stowarzyszeniami związanymi z turystyką i wypoczynkiem,
            c) prowadzenie ewidencji bazy noclegowej,
            d) utrzymywanie w należytym stanie szlaków turystycznych w gminie i troska o ich rozwój,  
9. sprawy z zakresu działalności gospodarczej, młodocianych i rozliczeń finansowych
1) rejestracja nowych podmiotów gospodarczych,
2) dokonywanie zmian w istniejących wpisach,
3) rejestracja zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych gmin,
4) wydawanie zaświadczeń potwierdzających figurowanie w CEIDG,
5) udzielanie informacji telefonicznych na temat przedsiębiorców,
6) udzielanie odpowiedzi na korespondencję dotyczącą zarejestrowanych przedsiębiorców,
7) potwierdzanie zawieszenia i wznowienia działalności gospodarczej,
8) wykreślanie wpisów z CEIDG,
9) aktualizacja rejestrów dotyczących działalności gospodarczej,
10) udzielanie informacji nt. zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
11) udzielania przedsiębiorcom informacji nt. możliwości pozyskania środków finansowych pochodzących z programów europejskich,
12) prowadzenie spraw związanych z refundacją pracodawcom kosztów kształcenia pracowników młodocianych, w tym:
    a) przyjmowanie wniosków o refundację od pracodawców;
    b) przygotowywanie decyzji o refundacjach;
    c) przygotowywanie wniosków do Kuratorium Oświaty o przekazanie środków z Funduszu Pracy;
    d) bieżąca współpraca z pracodawcami i Kuratorium Oświaty w tym zakresie;
13) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, w tym:
    a) opracowanie preliminarza zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
    b) przygotowywanie umów na pożyczki mieszkaniowe
    c) opracowywanie projektu Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
14) Obsługa Urzędu Gminy w zakresie usług telekomunikacyjnych
15) Rozliczanie wpłat za odbiór odpadów komunalnych, w tym:
    a) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów,
    b) dochodzenie należności, a w szczególności wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych,
    c) podejmowanie działań zmierzających do pełnej realizacji dochodów z tego tytułu i maksymalnej likwidacji zaległości ? sporządzanie informacji w tym zakresie,
16) współpraca w zakresie CEIDG z ZUS, KRUS, GUS i US.

10. sprawy z zakresu kierowcy autobusu
1)    wykonywanie obowiązków kierowcy ? przewóz dzieci niepełnosprawnych z terenu Gminy Lubaczów, a w szczególności: zachowywać się uprzejmie i życzliwie w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami:
a)    ścisłego przestrzegania harmonogramu tras przejazdu oraz rozkładu jazdy w celu niezawodnego dowozu dzieci do szkoły i powrotu do domu,
b)    sprawowanie opieki i odpowiedzialność za bezpieczeństwo dzieci niepełnosprawnnych w czasie przewozu a także w czasie przejścia z pojazdu samochodowego do szkoły lub placówki,
c)    pomoc dzieciom przy wsiadaniu i wysiadaniu z pojazdu samochodowego, w razie konieczności przenieść dziecko z wózka inwalidzkiego do pojazdu samochodowego i z pojazdu do wózka inwalidzkiego,
d)    dbanie o to by w czasie przewozu dzieci były zabezpieczone pasami lub przewożone w fotelikach,
e)    udzielanie pierwszej pomocy dzieciom wg. instruktażu na kursie pierwszej pomocy,
2)    dbanie o powierzony pojazd i sprzęt, dokonywanie codziennej obsługi zgodnie z instrukcją obsługi i innymi zaleceniami,
3)    utrzymywanie pojazdu w należytym stanie technicznym i estetycznym,
4)    zgłaszanie i uzgadnianie potrzeb w zakresie remontów pojazdu, zakupu części zamiennych i nadzorowanie prowadzonych remontów i napraw pojazdu i urządzeń,
5)    dokonywanie drobnych napraw pojazdu i urządzeń,
6)    systematyczne rozliczanie:
a)    kart drogowych i przekazywanie do pracownika odpowiedzialnego za ich rozliczanie,
b)    zakupu części zamiennych
c)    prowadzonych napraw,
d)    paliwa i olejów
7)    po ukończeniu dziennej pracy pozostawienie pojazdu w wyznaczonym miejscu i stanie zdatnym do eksploatacji w dniu następnym,
8)    wykonywanie drobnych napraw i konserwacji sprzętu biurowego (krzesła, biurka, szafy itp.) oraz maszyn biurowych i innego wyposażenia,
9)    wykonywanie napraw w pomieszczeniach ogólnego użytku, administracyjno ? biurowych (stolarka drzwiowa, okienna, tynki, instalacje wodociągowo - kanalizacyjne).
11. z zakresu opieki nad dziećmi niepełnosprawnymi
1)    sprawowanie opieki nad dziećmi niepełnosprawnymi w czasie dowozu i odwozu do domu na trasie zgodnie z harmonogramem dowozu, a w szczególności:
a)    sprawowanie opieki i odpowiedzialność za bezpieczeństwo dzieci niepełnosprawnych w czasie przewozu a także w czasie przejścia z pojazdu samochodowego do szkoły lub placówki;
b)    pomoc dzieciom przy wsiadaniu i wysiadaniu z pojazdu samochodowego, w razie konieczności przenieść dziecko z wózka inwalidzkiego do pojazdu samochodowego i pojazdu do wózka inwalidzkiego;
c)    dbanie o to by w czasie przewozu dzieci były zabezpieczone pasami lub przewożone w fotelikach;
d)    odprowadzenie dzieci z pojazdu samochodowego do placówki i oddanie pod opiekę wychowawcy;
e)    w przypadku stwierdzenia sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu dzieci nie należy dopuścić do ich przewozu;
f)    udzielanie pierwszej pomocy dzieciom wg. instruktażu na kursie pierwszej pomocy,
2)    sporządzanie rozliczeń dowozu dzieci niepełnosprawnych na podstawie biletów, sporządzanie list wypłat za przedłożone bilety,
3)    sporządzanie rozliczeń czasu pracy kierowcy oraz rozliczeń materiałów pędnych (w tym protokołów rozchodu),
4)    opisywanie i przekazywanie do zapłaty faktur związanych z zakupem materiałów lub usług związanych z eksploatacją pojazdu,
5)    przyjmowanie zamówień na wykonanie przewozów, uzyskiwanie akceptacji dysponenta pojazdu (tj. Wójta, Z-cy Wójta, Sekretarza lub Kierownika Referatu) na wykonanie przewozu,
6)    wystawianie po wykonaniu przewozu faktur sprzedaży za wykonaną usługę podmiotom korzystającym z przewozu oraz dostarczanie kopii wystawionych faktur do księgowości Urzędu.

Fundusze Europejskie Program Regionalny
Rzeczpospolita polska
Podkarpackie przestrzeń otwarta
Europejski Fundusz Społeczny